Чланови Научног већа који су спречени да присуствују седници могу свој глас ковертирати код секретара научног сектора. Члан већа који се налази на службеном одсуству ван Београда може да овласти секретара Научног сектора да на тајном гласању гласа у његово име. Овлашћење важи само за конкретну седницу већа и за именовану тачку дневног реда. Овлашћење мора да садржи тачан датум седнице и да једнозначно именује тачку дневног реда на коју се односи. Овлашћење мора бити потписано од стране овлашћивача и упућено председнику односно заменику председника НВ у папирној или скенираној форми. Сва приспела овлашћења се морају завести у архиви ИФ, чиме постају важећа.